Manual de Usuario del Sistema
Guía de operación de la plataforma de Conciliación Contable, Auditoría Fiscal Automatizada y Flujo de Efectivo DIOT para Procables y Scultura.
1. Arquitectura y Funcionamiento General
Cruce automatizado entre libros mayores del ERP y comprobantes timbrados ante la autoridad.
El sistema resuelve la complejidad contable al conectar de forma simultánea e instantánea dos fuentes de información críticas sin alterar las bases de datos originales:
2. Acceso y Seguridad de Dos Factores (2FA)
Mecanismos de autenticación bancaria para salvaguardar la información fiscal corporativa.
Inicio de Sesión y Captcha
Ingrese su correo corporativo y contraseña. Copie exactamente los 5 caracteres alfanuméricos del código Captcha que previene accesos automatizados maliciosos.
Verificación OTP en Dos Pasos (2FA)
El servidor despachará un código temporal de 6 dígitos a su bandeja de correo. Ingréselo en el modal dentro de los 10 minutos de vigencia para completar la autenticación.
Bloqueo por Inactividad
Si la ventana permanece abierta sin interacción por más de 30 minutos, la sesión expirará automáticamente para proteger la confidencialidad de los datos en su terminal.
3. Emisión de Reportes & Conciliación ERP vs SAT
Semáforo de conciliación contable y detección de comprobantes faltantes o no deducibles.
Para emitir un reporte contable, seleccione la Empresa (`PROCA` o `SCULT`), el Rango de Fechas en la barra superior, seleccione el módulo deseado en la barra lateral y presione "Emitir Reporte".
| Estatus | Semáforo | Descripción Técnica | Acción Recomendada |
|---|---|---|---|
| CONCILIADO | Conciliado | El UUID existe en MBA3 y en el SAT. Los montos coinciden con diferencia menor a $1.00 MXN. | Registro contable y fiscal correcto. No requiere acción. |
| DIFERENCIA | Diferencia | El UUID coincide pero hay una diferencia en importes (habitual en compras en USD por variación de Tipo de Cambio). | Validar el tipo de cambio oficial timbrado contra el tipo de cambio registrado en el ERP. |
| FALTA_EN_SAT | Falta en SAT | Está contabilizado en MBA3 pero no fue encontrado en los paquetes descargados del SAT. | Verificar si fue cancelado por el emisor o si se capturó un UUID inválido/provisional. |
| SOBRANTE_EN_SAT | Sobrante SAT | Comprobante timbrado a favor de Procables pero no registrado en las cuentas por pagar de MBA3. | Revisar si es un gasto omitido o factura pendiente de provisión por compras. |
3.1 Conciliación Rápida 1-Clic (ERP MBA3 vs SAT)
Cruce algorítmico automatizado de alta velocidad con semáforo de 5 categorías y gestión oficial de Metadata.
Accesible mediante el botón morado `Conciliación 1-Clic` en la barra superior o en el menú lateral. Este módulo ejecuta un cruce masivo entre las pólizas contables registradas en la réplica de PostgreSQL de MBA3 y los repositorios fiscales del SAT en milisegundos.
Flujo y Módulos a Conciliar
El sistema separa de forma estricta los flujos para garantizar una conciliación fidedigna:
- Proveedores (Gastos / Costos): Cruza las facturas de proveedores registradas en MBA3 (
prov_factura_principal) contra los CFDIs recibidos timbrados por terceros hacia Procables (TipoI, E, flujo Recibidos). - Clientes (Ingresos Emitidos / Facturación): Cruza la facturación a clientes de MBA3 (
clnt_factura_principal) contra los CFDIs donde Procables figura como Emisor timbrador (RFCPME970722H58, flujo Emitidos). - Complementos REP Recibidos y Emitidos: Cruza los pagos recibidos y emitidos con sus nodos de parcialidad timbrados.
Semáforo de 5 Categorías de Discrepancia
Control y Sincronización de Metadata SAT (Ejercicios 2025 y 2026)
El modal integra un panel especial de control para más de 313,400 documentos oficiales (2025: 189,311 docs, 2026: 124,173 docs) con dos herramientas de autoservicio:
Descarga Directa de Metadata a tu Equipo (.TXT)
Los analistas pueden descargar directamente a sus computadoras los archivos delimitados oficiales del SAT (~) seleccionando el ejercicio (2026, 2025 o Todos) y el filtro de estatus (Todos, Solo Cancelados o Solo Vigentes) para cruces analíticos locales.
Carga de Metadata desde tu Equipo (.zip, .txt, .csv)
Permite subir paquetes oficiales de Metadata descargados previamente del portal SAT. El sistema procesa el archivo, indexa los registros y actualiza de inmediato el estatus de cancelaciones y vigencias en la base de datos sin necesidad de descargas directas del servidor.
Exportación de Cédula de Auditoría en Excel
El botón verde Exportar Cédula Excel genera un libro de cálculo profesional con todas las pestañas de conciliación semaforizadas y listas para auditoría contable externa.
3.2 Bóveda Fiscal SAT & Descarga en Lote
Búsqueda multifiltro instantánea y descarga masiva de comprobantes XML y PDF con QR oficial.
Accesible mediante el botón `Bóveda SAT`. Funciona como un motor de búsqueda avanzado sobre los cientos de miles de CFDIs indexados:
4. Descarga Masiva y Sincronización del SAT
Comunicación asíncrona oficial con los servidores del SAT mediante e.firma.
En el panel lateral oscuro "Descarga & Conciliación SAT", puede emitir solicitudes directas al SAT sin necesidad de CAPTCHAs ni accesos web manuales.
5. Fase 1: Desglose Analítico de Conceptos e Impuestos CFDI
Auditoría partida por partida, tasas de IVA (16%, 8%, 0%, Exento), retenciones y soporte multimodular (Proveedores y Clientes).
Acceda mediante el botón azul `Desglose CFDI` en la barra superior o en el menú lateral. Este módulo desempaca los XMLs y extrae cada partida de la factura, calculando con exactitud los impuestos y retenciones.
Soporte Multimodular: Clientes vs Proveedores
El reporte adapta dinámicamente sus campos y fuentes de datos según el módulo seleccionado:
- Proveedores (Gastos / Costos): Analiza los comprobantes de gastos donde un tercero es el Emisor y Procables es el Receptor. Muestra columnas de RFC Emisor y Razón Social del Proveedor.
- Clientes (Facturación Emitida / Ingresos): Analiza las facturas emitidas por Procables (RFC Emisor
PME970722H58) hacia sus clientes. La tabla y el modelo Excel muestran el RFC Receptor y Nombre del Cliente, el desglose de productos/cables vendidos, el IVA trasladado y los cobros devengados. - Proveedores (REP): Analiza los complementos de recepción de pagos recibidos de proveedores con su detalle de parcialidades y saldos.
Actualización Reactiva Instantánea (En Tiempo Real)
Libro Excel Analítico de 4 Hojas
Al presionar "Descargar Excel" en este módulo, se genera un archivo estructurado con 4 hojas formuladas:
- Conceptos_Partidas: Detalle granular de cada renglón facturado con claves de producto SAT, descripciones y montos.
- Impuestos_Tasas: Agrupación por comprobante clasificando las bases e importes de IVA al 16%, 8%, 0% y Exento.
- Retenciones_Fiscales: Concentrado de impuestos retenidos (ISR e IVA) para auditoría de pagos provisionales.
- Resumen_Ejecutivo: Totales consolidados y distribución porcentual de erogaciones e ingresos.
6. Fase 2: Auditoría Fiscal (Art. 69-B, Duplicados & Cancelados)
Blindaje legal y fiscal contra proveedores de operaciones simuladas y dobles cobros.
Haga clic en el botón índigo `Auditoría Fiscal` para abrir la central de riesgos del CFF:
7. Fase 3: Flujo de Efectivo, Complementos de Pago (REP) & Cédula DIOT
Acreditamiento de IVA en Base Efectivo y generación automática de la DIOT.
El IVA solo es acreditable cuando está efectivamente pagado (Art. 5 Fracc. I LIVA). El botón verde azulado `Flujo / REP (DIOT)` procesa los complementos de pago tipo P:
Conmutador de Criterio Fiscal
Permite alternar entre Fecha de Pago (criterio fiscal oficial para IVA acreditable) y Fecha de Emisión del complemento timbrado.
Documentos Relacionados e IVA
Desglosa cada factura saldada: número de parcialidad, saldo anterior, importe abonado, saldo insoluto y la porción de IVA 16% que se acredita en ese pago específico.
Cédula DIOT SAT
Consolida por RFC de proveedor: Tipo de Tercero (04 Nacional / 05 Extranjero), Tipo de Operación (85 Otros), Base 16%, IVA Acreditable 16%, Retención y Total Erogado.
9. Visor de Comprobantes CFDI (XML y Representación Impresa PDF)
Visualización digital estructurada y generación al vuelo de PDFs oficiales para los 337,329 comprobantes del SAT.
El sistema incluye un Visor de CFDI de Grado Corporativo accesible desde cualquier fila de conciliación, desde el menú superior o introduciendo directamente cualquier Folio Fiscal (UUID). Permite alternar entre la Representación Visual Tipo Factura y el Código XML Nativo Timbrado, además de generar instantáneamente su archivo PDF estructurado con código QR y sellos oficiales.
Régimen General de Ley Personas Morales | C.P. 54000
Tipo: Ingreso (Factura) 4.0 | Total: $1,540.48 MXN
26121600 - CABLE DE COBRE 3X10 AWG (Cantidad: 1.00)
$1,540.48 MXN
10. Metodología, Trazabilidad de Datos, Fórmulas y Metadata SAT (Cancelados)
Rigor técnico, orígenes de datos en MBA3, tratamiento de cancelaciones por Metadata y fórmulas de validación.
10.1 Fuentes de Datos en el ERP MBA3 (Réplica PostgreSQL)
Las consultas del sistema leen exclusivamente de la réplica de solo lectura de MBA3 en PostgreSQL, sin interferir en los procesos transaccionales de producción:
| Tabla ERP MBA3 | Campos Clave Utilizados | Propósito Contable |
|---|---|---|
prov_factura_principal |
identificacionuuid, doc_id_corp, invoice_date, vendor_id_corp, invoice_total, void |
Registro maestro de facturas de proveedores, compras y gastos operativos. |
vendor_payments |
payment_id, payment_number, check_amount, payment_date, vendor_id, void |
Egresos bancarios y cheques emitidos para pago a proveedores. |
prov_retencion |
retention_id, tax_code, retention_amount, base_amount |
Cédula de retenciones de ISR e IVA (fletes, honorarios, arrendamiento). |
clnt_ficha_principal |
client_id, tax_id (RFC), legal_name, trade_name |
Catálogo oficial de clientes y razones sociales corporativas. |
void (Anulado en MBA3)void se establece en True. El motor de conciliación descarta automáticamente estas partidas para no duplicar ni inflar los saldos contables deducibles.
10.2 El Mecanismo de los Archivos de Metadata del SAT y Detección de Cancelados
El SAT proporciona en sus descargas masivas un archivo de texto plano llamado Metadata (delimitado por ~), el cual contiene el censo de todos los CFDIs y su estatus vigente o cancelado en tiempo real:
UUID ~ RfcEmisor ~ NombreEmisor ~ RfcReceptor ~ NombreReceptor ~ RfcPac ~ FechaEmision ~ FechaCertificacionSat ~ Monto ~ EfectoComprobante ~ Estatus ~ FechaCancelacion
void = false): El proveedor canceló la factura en el SAT pero la empresa la pagó o pretende deducirla. Es motivo de requerimiento inmediato y rechazo de IVA por el SAT.void = true): Ambas partes registraron la cancelación. La partida queda neutralizada sin generar alertas fiscales ni afectar totales.10.3 Reglas Matemáticas y Tolerancias de Conciliación
- Tolerancia de Centavos ($1.00 MXN): Si la diferencia absoluta entre el importe en ERP y el importe timbrado en el SAT es menor a $1.00 MXN, se clasifica automáticamente como
CONCILIADOpara absorber redondeos de centavos. - Conversión Multimoneda (USD): En facturas en dólares, el motor multiplica el monto timbrado en USD por el Tipo de Cambio oficial registrado en el atributo
TipoCambiodel CFDI. Si el total resultante coincide con el registro contable en pesos, se clasifica comoCONCILIADO. - Búsqueda Difusa (+/- 30 Días): Para pagos bancarios sin UUID, el algoritmo busca coincidencias por RFC + Monto exacto dentro de una ventana de 30 días naturales.
- Base Efectivo para IVA (LIVA Art. 5 Fracc. I): En la Fase 3, el IVA acreditable se calcula estrictamente con base en los pagos efectivamente erogados extraídos de los nodos de complemento
<pago20:Pago>y no de la fecha de emisión de la factura.
11. Libros Excel Multi-Hoja (Modelos Oficiales)
Estructura de las 4 familias de reportes descargables en formato `.xlsx` profesional.
| Módulo | Hojas del Libro Excel (4 Pestañas) | Utilidad Principal |
|---|---|---|
| 1. Desglose CFDI | `Conceptos_Partidas`, `Impuestos_Tasas`, `Retenciones_Fiscales`, `Resumen_Ejecutivo` | Auditoría minuciosa de compras de cable, insumos y cálculo de prorrateos. |
| 2. Auditoría Fiscal | `Proveedores_Art_69B`, `Comprobantes_Duplicados`, `Posibles_Dobles_Cobros`, `Cancelados_SAT_vs_ERP` | Dictamen legal de prevención de riesgos fiscales ante auditorías del SAT. |
| 3. Flujo & DIOT | `Comprobantes de Pago`, `Doctos Relacionados e IVA`, `Cédula DIOT SAT`, `Resumen de Flujo` | Papel de trabajo para la Declaración DIOT y determinación de IVA Acreditable. |
12. Administración de Usuarios, Permisos y SMTP
Control granular de roles y configuración de salida de correo electrónico.
Accesible para administradores haciendo clic en el ícono de engrane `⚙️` en la barra superior:
13. Preguntas Frecuentes y Diagnóstico
Respuestas a las dudas operativas más comunes del personal contable.
¿Por qué un comprobante de Pago (REP) indica Total $0.00 en la cabecera?
Por especificación oficial del Anexo 20 del SAT, los comprobantes tipo Pago siempre llevan el campo Total="0" en su nodo raíz. El motor de MBA Contabilidad lee los nodos internos pago20:Pago Monto="..." y DoctoRelacionado para calcular con total exactitud el flujo de efectivo real erogado.
¿Cómo actualizar la lista de proveedores con sospecha de EFOS 69-B?
Abra el modal de Auditoría Fiscal y presione el botón "Actualizar 69-B SAT". El sistema se conectará directamente al servidor del SAT y actualizará los 14,200+ registros con la última publicación del Diario Oficial de la Federación (DOF).
¿Cómo actuar ante un comprobante marcado como FALTA_EN_SAT?
1. Asegúrese de que el mes correspondiente fue descargado en la barra lateral.
2. Si el mes ya fue descargado y sigue en rojo, solicite al proveedor la constancia de timbrado o verifique si fue cancelado unilateralmente.